organizacion de una reunion

    El éxito de las
reuniones depende fundamentalmente de su preparación cuidadosa y su planeación
integral. El esbozo de la reunión consta de los siguientes pasos:


   


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 





 Definición
del problema;

   

 Determinación
del objetivo de la reunión;

   


Señalamiento de los temas a tratar, y

   


Selección previa de los participantes.


    La dimensión y
proyección que se le dé a la reunión dependerá del problema que se pretende
solucionar. La definición del problema consiste en evaluar en su justa
dimensión que aspectos representan situaciones conflictivas en la organización,
que elementos están en desajuste con lo planeado y cuales son las normas
vigentes pero inobservables.

Ø Comentario:
es muy importante antes de hacer cualquier reunion organizarse eso es parte
fundamental de cada una de las actividades que realizamos dentro dentro de
ella, y antes que todo debemos saber planear las cosas que vamos hacer como las que mencionamos atrás y que a
continuacion  se van a explicar.

      
Definición del problema:


    En que ramas
que se necesita con urgencia la capacitación y desarrollo de detección de las
causas por lo que falla el sistema.

Ø Saber  que es la causa del problema  y por supuesto atenderlo.

      
Definición de objetivos:


    Enseguida se detallara
y precisara el objetivo de la reunión y del ciclo en cuyo caso será desarrollar
en los jefes de departamento, zona o edificio y habilidad para instrumentar
decisiones.

Ø Saber  y definir lo que deseamos hacer  o modificar , pero tomando en cuenta opiniones de los demas.con el fin de mejorar.

      
Formulación del temario:


    En un documento
especial se definirán los temas, subtemas e incisos relativos a cada materia, a
fin de orientar a los participantes en la toma de decisiones. En él se
precisaran método y sistema de capacitación, amplitud de materias y temas,
dosificación del conocimiento, técnicas que se usaran En la enseñanza, numero
de horas dedicadas a cada tema así como el objetivo por tema.

Ø
Saber los temas atratar, y planificar tecnicas y estrategias.

      
Selección previa de los participantes:


      
Finalmente de seleccionar previamente los participantes:


   


Asistentes;

   

 
Invitados;

   

 
Maestros;

   


Conferenciantes;

   


Organizadores

   


Coordinadores.

Ø
Pues como ya se menciono , saber a quienes se va a cinvocar para impartir la informacion que se tenga.

            FORMULACIÓN
DEL GUIÓN.


          
Contiene por regla general:


      
1.- PRESENTACIÓN DE LA REUNIÓN: ( corresponde al esbozo)


   


Definición del problema. El problema muchas
veces puede ser de desajuste con referencia a las actividades programadas,
inexistencia de normas o necesidad de recuperar el estado anterior, siempre que
se haya normas. Cuando no se cuenta con estas, la cuestión radicara en
dictarlas. Con preferencia, es conveniente no actuar con efectos, si no buscar
las causas.


   


Objetivo de la reunión. Se esclarece la
finalidad deseada, para que y como se pretende alcanzar la meta.


   


Temario de la reunión. En el intento de
escribir los temas, puede advertirse que surjan dificultades para enunciarlos,
o que no constituyan verdaderos problemas. Si resultasen problemas reales, su
registro es conveniente para no incurrir en omisiones y desviaciones de los
planteamientos originales.


          
El temario contendrá:


      



Relación de los temas, subtemas e incisos a tratar;

       


Objetivo del tratamiento de cada uno de ellos;

       


Numero de horas o minutos, según el tipo de reunión destinado

            a cada uno;

       


Método d exposición y puntos de apoyo.

       


Relación de los soportes.


   


Selección previa de los participantes. Deben considerarse a las personas que
tienen experiencias sobre el asunto, a quienes poseen conocimientos
aprovechables, y a sujetos que puedan ser afectados por cada uno de los temas
se recomienda anotar a estas personas, con sus características, frente al
listado de temas, buscando la mayor adecuación.


    Se
hará constar en el guión que nos ocupa:


   


Relación de los coordinadores,

   


De organizadores,

   


De asistentes participantes,

   


De expositores, conferenciantes y7 disertantes,

   


De moderadores, y

   


De personas que integraran el presidium en cada sesión.




      
2.- MECANICA DELIBERATIVA.


  Indicación del tipo
deliberativo que se ha seleccionado.


  
   


Conferencia,

       


Mesa redonda,

       


Dialogo,

       


Diálogos simultáneos,

       


Seminario,

       


Simposio,

       


Congreso,

       


Jornada,

       


Comité y /o comisión,

       


Entrevista,

       


Discusiones en pequeños grupos,

       


Juntas y/o sesiones, y

       


Reunión y/o conferencia Y/o encuentro multinacional.


   


Sistemas de tipo parlamentario que se adoptaran.

   


Método de evaluación de resultados de la reunión.




      
3.- PRESUPUESTOS


   


Determinación del costo de la reunión.

   

 Asignación
y autorización de perdidas presupuestales para su

        celebración.

   


Aprobación de contrataciones, si el caso lo requiere.

Ø
Saber y determinar cuanto se va a gastar y con cuanto capítal se
cuenta.