como se elabora un oficio???

El oficio:  es un tipo de documento que
sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también
para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de
colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en
instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales,
sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

Clases

Oficio simple o directo Este tipo de documento se utiliza cuando la herramienta
estándar y el texto o contenido van dirigidos a una sola persona. Generalmente
se usa para una invitación, una felicitación, una petición, un agradecimiento o
un informe de eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un
gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

Oficio múltiple Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va
dirigido a más de un destinatario, y por esta razón las instituciones o
dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos para
escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el
caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la
documentación.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes,
instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes
oficinas o despachos simultáneamente.

El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y
horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de
instituciones del mismo nivel o jerarquía.

La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio
simple, no obstante lo cual es importante recordar que:

1.el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a
distribuir;

2.en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución,
que viene a ser la última parte de este tipo de oficio (véase ejemplo).

Oficio de transcripción [editar]La palabra transcripción nos indica la
finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir
el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin
ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre
comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros
casos del mismo oficio.

El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el
de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y
fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e
importantes.
Membrete

Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante
para un oficio.

Lugar y fecha

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día,
el mes y el año en curso.

Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la
palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por
una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia
con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

Destinatario

Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se
escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se
dirige.

Asunto

Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de
dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto,
que se explicará en el cuerpo.

Referencia

Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración
del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar
respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.



En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos,
resoluciones, directivas o convenios.

Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la
comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen
expresiones para iniciar el texto, tales como:
ÿ "Tengo a bien comunicarle..."
ÿ "Me es muy grato comunicarle..."
ÿ "Tengo el honor de dirigirme..."
ÿ "Tengo el agrado de dirigirme..."


Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también,
expresiones conocidas como:



Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima
personal.

Atentamente,

Firma y pos firma

Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

Pos firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento,
y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

Iniciales

Al igual que en el memorándum.