como se elabora un oficio???

El oficio:  es un tipo de documento que
sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también
para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de
colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en
instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales,
sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

Clases

Oficio simple o directo Este tipo de documento se utiliza cuando la herramienta
estándar y el texto o contenido van dirigidos a una sola persona. Generalmente
se usa para una invitación, una felicitación, una petición, un agradecimiento o
un informe de eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un
gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

Oficio múltiple Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va
dirigido a más de un destinatario, y por esta razón las instituciones o
dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos para
escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el
caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la
documentación.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes,
instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes
oficinas o despachos simultáneamente.

El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y
horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de
instituciones del mismo nivel o jerarquía.

La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio
simple, no obstante lo cual es importante recordar que:

1.el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a
distribuir;

2.en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución,
que viene a ser la última parte de este tipo de oficio (véase ejemplo).

Oficio de transcripción [editar]La palabra transcripción nos indica la
finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir
el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin
ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre
comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros
casos del mismo oficio.

El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el
de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y
fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e
importantes.
Membrete

Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante
para un oficio.

Lugar y fecha

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día,
el mes y el año en curso.

Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la
palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por
una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia
con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

Destinatario

Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se
escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se
dirige.

Asunto

Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de
dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto,
que se explicará en el cuerpo.

Referencia

Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración
del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar
respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.



En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos,
resoluciones, directivas o convenios.

Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la
comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen
expresiones para iniciar el texto, tales como:
ÿ "Tengo a bien comunicarle..."
ÿ "Me es muy grato comunicarle..."
ÿ "Tengo el honor de dirigirme..."
ÿ "Tengo el agrado de dirigirme..."


Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también,
expresiones conocidas como:



Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima
personal.

Atentamente,

Firma y pos firma

Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

Pos firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento,
y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

Iniciales

Al igual que en el memorándum.

Redes de comunicacion

REDES DE  COMUNICACIÓN:

Las redes de la comunicación
definen los canales por los cuales fluye la información. Los canales de una
organización pueden ser formales o informales y cada uno tiene un uso
respectivo dentro de la empresa. Las redes Formales son generalmente
verticales, siguiendo la cadena de autoridad y limitadas con las comunicaciones
con las tareas empresariales. Por el contrario, las redes informales no son
rígidas en su dirección, puede tomar cualquiera, saltar niveles de autoridad y
seguramente satisface necesidades sociales de los miembros internos de la
organización, por ejemplo los rumores o chismes. Ahora bien, una red formal se
puede presentar de tres formas: la cadena, la rueda y todo el canal.

Cadena:La cadena sigue rígidamente la
cadena formal de mando. Se utiliza si la precisión de los datos es lo más
importante.

Rueda: La rueda se apoya en un líder
para actuar como un conducto central para todas las comunicaciones del grupo,
facilita el surgimiento de un líder, es rápido y alta precisión

Toda la red del canal permite que
todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa el uno con el otro y
es más adecuada si se busca una mayor satisfacción, su precisión es moderada y
no es probable que surjan lideres.

Todos los Canales: En cuanto a las redes informales
la información puede correr entre los miembros en forma de chisme o rumor, no
es controlada por la gerencia y es percibida para los empleados como más
confiable y creíbles que las informaciones emitidas por la gerencia a través de
las redes formales, Los rumores emergen como una respuesta a las situaciones
que son importantes para nosotros, donde existe la ambigüedad y en condiciones
que crean aprensión, por ejemplo el secreto y la competencia que típicamente
prevalecen en las organizaciones alrededor de los temas como la designación de
nuevos jefes, reubicación de las oficinas y nuevas asignaciones de trabajo.Es
importante entender que el chisme es una parte de la red de información de
cualquier grupo u organización, le muestra a los gerentes aquellos temas que
los empleados consideran importantes y provocadores de ansiedad, de esta forma
el gerente puede minimizar las consecuencias negativas de los rumores al
limitar su rango e impacto.

comunicacion formal e informal

La comunicación
es esencial en nuestras vidas como seres sociales que somos, y es fundamental y
decisiva en el ámbito laboral.
Según los aspectos que se quieran
destacar se puede clasificar

Teniendo en
cuenta si la comunicación se efectúa dentro o fuera de la
estructura jerárquica de la empresa, hablamos de

1. Comunicación Formal: Es
         la propia organización la que establece las vías de comunicación
         siguiendo los niveles jerárquicos y los protocolos establecidos. Se
         emplea para transmitir órdenes e instrucciones, o cuestiones relacionadas
         con el trabajo. 
2. Comunicación Informal: Es la que surge espontáneamente entre los
         miembros de una empresa movidos por la necesidad de comunicarse, sin
         seguir los cauces oficiales, lo cual permite agilizar muchos trámites, y
         en ocasiones permite obtener información adicional.

Teniendo en cuenta la dirección del mensaje dentro de la empresa,hablamos de:

Comunicación Vertical:

Será ascendente si la información discurre hacia arriba en
la estructura jerárquica de la empresa (desde los empleados o mandos
intermedios hacia la dirección). Ejemplos: Encuestas, sondeos de
opinión, buzones de sugerencias, reuniones con subordinados, etc.

Será descendente si la información fluye hacia abajo
(desde la dirección o mandos intermedios hasta los empleados de niveles
inferiores). Ejemplos: Circulares, tablones de anuncios, folletos de
bienvenida, manuales de empresa, entrevistas, conferencias, etc

Comunicación
Horizontal:

Es la que se da entre los miembros de un mismo nivel jerárquico de una
organización o de un mismo departamento. Tiene gran importancia a efectos de
coordinación.

Ayuda a resolver problemas y tomar decisiones en las que deben intervenir
varios departamentos.

Ejemplos: Trabajo en equipo o reuniones de trabajo, notas de
departamento, comunicados internos.

Definicion de comunicacion organizacional

QUE ES LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

1.La comunicación organizacional es un género comunicacional que por su
forma y contenido intenta personalizar, distinguir y hacer conocer a una
institución. Es aquella que se desarrolla en el seno de una institución,
destinada a interconectar tanto a los públicos internos como externos y a ambos
entre sí. Constituye un proceso permanente que la organización debe asumir y
desarrollar. De la buena relación con sus públicos depende el éxito de la
gestión institucional.

2.La comunicación organizacional

El conjunto total de mensajes que se
intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su
medio”, “Un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y
agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización,
entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y
conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con
el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos”, Fernández
Collado.

3. Comunicación
organizacional consiste en el
proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una compleja organización. Dicho
proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la
organización, o externo (por ejemplo, entre organizaciones). Si la organización
se trata de una empresa,
la comunicación distingue tres sistemas:

- Operacionales
(se refiere a tareas u operaciones)

- Reglamentarios
(órdenes e instrucciones)

- Mantenimiento
(relaciones públicas, captación y publicidad)

Si ampliamos la concepción de comunicación, comunicación
organizacional tambien puede ser entendida como el proceso de producción,
circulación y consumo de significados entre una organización y sus públicos.

La comunicación dentro de una empresa adquiere un
carácter jerárquico, basado en órdenes y mandatos, aceptación de políticas,
etc. Es por ello que hay que destacar la importancia de la relación individual
frente a las relaciones colectivas y la cooperación entre directivos o altos
mandos y trabajadores. La efectividad y buen rendimiento de una empresa depende
plenamente de una buena comunicación organizacional. Así pues, la comunicación
organizacional estudia las formas más eficientes dentro de una organización
para alcanzar los objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial
al público externo. Hay diversos tipos de comunicación organizacional:
Dentro del ámbito empresarial, se denomina Comunicación
Vertical a aquella que fluye ascendente o descendentemente entre subordinados y
mánagers.
Esta comunicación permite regular y controlar la conducta de los subordinados
en aspectos tales como:

• Instrucciones y
planificación de las tareas

• Información
relativa a procedimientos, prácticas, políticas.

• Valoración del
rendimiento de los empleados, etc.

Los canales de comunicación empleados para la misma son:

• Teléfono

• Reuniones

• Correo electrónico

• Manuales, guías, etc.

 

http://www.wikilearning.com/curso_gratis/comunicacion_organizacional-definicion_conceptual/11515-2